Description

Découvrez comment gérer les inscriptions à un évènement et proposer aux participants un programme personnalisé !

Depuis 2018, le pôle d'appui à la réussite étudiante de l'Université de Strasbourg accueille 200 néo-étudiants durant deux sessions de trois jours (100 par session) afin de leur faire découvrir l'Université, de leur permettre de rencontrer d'autres étudiants, de participer à des ateliers thématiques pour bien démarrer leurs études supérieures. Dès le mois de juillet, les élèves sont informés via ParcoursSup de l'existence de cet évènement et peuvent s'inscrire à l'une des deux sessions organisées avant la rentrée universitaire. Tout au long des 3 jours, les 100 néo-étudiants participent à des activités en grand groupe puis en petits groupes, la constitution des groupes variant selon leurs choix d'atelier ; ils ont ainsi tous un programme "à la carte". La gestion des participants et la constitution des programmes est une étape très complexe de ce projet. Habituellement gérée via des tableurs Excel, cette étape était tout particulièrement chronophage et nous avons souhaité l'optimiser. Afin d'automatiser la procédure de gestion des participants, nous avons mis en place un espace-cours Moodle qui permet d'atteindre plus facilement nos objectifs : centraliser toutes les informations concernant l'évènement et les inscriptions aux ateliers, laisser le participant choisir lui-même les ateliers, lui fournir à l'issue de la procédure son programme personnalisé qui spécifie le déroulé des activités et intègre les ateliers qu'il a sélectionnés. Afin de le rendre totalement autonome ensuite durant l'évènement, le participant peut retrouver facilement ces informations sur son téléphone et savoir où et à quelle heure il doit se rendre pour la suite du programme. Il peut ensuite faire un retour sur son niveau de satisfaction par rapport à l'évènement. Nous vous présenterons cet espace-cours et détaillerons la mécanique utilisée (restriction d'accès, choix de groupe, questionnaire, etc.) qui peut facilement être réutilisée ensuite pour d'autres évènements qui impliquent de permettre aux utilisateurs de constituer leur programme à la carte. Une fois créé, cet espace offre aux organisateurs une solution clé en main pour automatiser et aborder plus sereinement la gestion et la logistique de leurs futurs évènements.

 Morgane Caublot
- Ingénieure pédagogique - Chargée de missions réussite étudiante - Université de Strasbourg

  Alexandra Weber
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Mots clés : moodle